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忘れっぽい私が抜け漏れを防ぐために行っている5つのこと

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最近とにかく忘れっぽいんです。複数の事を同時に進めていたり、割り込みが多かったり、疲労だったり色々原因はあると思いますが、仕事している以上は依頼されたことはきっちりと遂行しなくてはいけませんよね。

作業しながら何をしているかメモを取る

仕事柄、結構割り込みが多いんですよ。いつ何時割り込みが入っても問題ないようにしています。

わざわざ自分で保存するのも面倒ですし、必ず自動保存機能やアプリがクラッシュしても入力した内容が保持される機能のあるソフトを使っています。例えば、Evernote とか Atom とか。最近は Windows が勝手に再起動することも多いですからね。

Mac は Mac で Windows 以上にひょんなところでデータをふっ飛ばしますし。ロックしておいてロックを解除したら全アプリが終了していたとか結構経験しています…一体何が悪いんだ。謎挙動すぎるよ。

最後に復唱して確認する

上司や同僚から依頼ごとをされるときはかなりの確率で、複数の事や複数の条件がありますよね。

聞いてるうちに最初の方があやふやになってしまうので、必ず最後に自分の言葉で復唱してます。そして相手にそうそう、って言われるのを確認しています。そして、すぐタスク管理に放り込んだり、メモを取ったりして忘れないようにしています。

全タスクのリストをつくる

そこを見ればやらなくてはいけないことがすべてわかるものを必ず作っています。が、完全に一箇所にはしていません。プロジェクトのタスクはここ、他のはここと多くても3つの場所を見れば自分の仕事のすべてを把握できるようにしています。

その時々により、ツールは変わりますが、基本的にウェブサービスを使っていますね。紙だとすぐ破綻するし、急いで書くと文字が非常に汚くなり、結局あとで読めなくなってしまうので…

ただし、今日やるべき事のみは紙に書いておくようにしています。やるべき順番に書いておいて、上からバシバシ消していく。そうすることで、あれ?何やるんだっけ?という無駄な時間の発生を防いでいます。それに終わったときのタスクを消す感覚がとっても気持ちいいのでモチベーションアップにもなっています。

そしてこの今日やるべきことリストは、前日に書いておきます。全日にやらないと、やるべきことの洗い出しから始まるので頭のちからを無駄づかいしている感じがするし、ダラダラと一日が始まってしまう気がしてます。朝デスクについた時点でやることが明確になっていればスタートダッシュを決められますしね。

読書メモを取る

書籍を読んでいて、数日読めなかったりという事がざらになってきました。そんな時にまた前回読んだところを読み返すのは時間がもったいないですよね。このブログの書評カテゴリのエントリーよりも少し厚めにメモを残しています。

公開しても良さそうな部分だけ、不定期で書評として公開しています。

スケジュールは必ずカレンダーにいれる

多くのことは覚えておけないので、Googleカレンダーにすぐさま入れるようにしています。もし何かその予定に準備が必要ならば、その予定もある程度余裕を持って入れておきます。

おわりに

どれも細かなことですが、結構効果を上げています。もし、抜け漏れに困ってる人がいたら是非ひとつでもお試しあれー。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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